So geht Timeboxing - video im Klartext

Hier ist, wie versprochen, mein Video zu 5 Minuten Timeboxing. An dieser Stelle möchte ich ein bisschen tiefer erklären, wie man die Methode einsetzen kann. Zum ersten kommt Timeboxing natürlich in Meetings zum Einsatz. Das heißt, wenn ihr ein Meeting plant, dann könnt ihr Timeboxen zusetzen. Das kennt man zum Beispiel sogar auch aus Parlamenten im Bundestag. Da hat jeder Abgeordnete nur eine bestimmte Redezeit und man einigt sich für Vorfeld darauf, wer wie oft redet. In Businessmeetings oder anderen Meetings von Organisationen macht das auch Sinn, Zeiten zu begrenzen, die entweder eine Person redet oder auch Zeiten zu begrenzen, wie ein Thema behandelt wird. Wenn man im Vorfeld weiß, ein Thema diskutiert ihr immer und immer wieder und es kommt sowieso zu keinem Ergebnis, dann macht es keinen Sinn, endlos in die Verlängerung zu gehen und man sitzt vielleicht noch abends bis um 12 Uhr nachts da, weil man immer wieder diskutiert. Man kann vorher setzen, wie viel Zeit man darauf verwendet und nach dieser Zeit kommt dann das nächste Thema. Eine beliebte Methodik, wo das zum Einsatz kommt, ist zum Beispiel Lean Coffee. Da kann jeder immer Themen mitbringen und im Vorfeld werden die priorisiert, und das mit der höchsten Priorität wird dann begonnen und bekommt zunächst eine bestimmte Zeitbox und am Ende dieser Zeitbox muss dann abgestimmt werden, ob man noch weiterdiskutieren möchte oder das Thema beenden möchte. Das hat zum Vorteil, dass man nicht in eine Endlosdiskussion gefangen ist und jeder auch eine Chance hat, dass seine Themen in dem Meeting behandelt werden. Ich kann das empfehlen für technische oder für Businessmeetings, wo man bestimmte Themen hat, z.B. für Community of Practice ist das ein sehr gutes Vorgehen, mit diesem Lean Coffee halt die Themen erst zu sammeln und dann kann man nach zehn Minuten bestimmen, ob man noch weiter darüber diskutieren will oder nicht. Eine zweite Einsatzmöglichkeit für Timeboxing ist auch, wenn ihr Arbeitsaufgaben habt. Es gibt zum Beispiel die sogenannte Tomato Technik von Onkel Bob, die er in seinem Buch „Clean Code" beschreibt. Die heißt Tomato Technik, weil er eine Tomateneieruhr hatte, die er immer auf 45 Minuten aufgezogen hat und dann 45 minuten ganz konkret ohne Störung programmiert hat und sich dann eine Timebox rausgesucht hat. Auch bei agilen Methoden wie Scrum kann Timeboxing zum Einsatz kommen. Wenn ihr beispielsweise einen Spike habt oder etwas bestimmtes, wo ihr mal etwas ausprobieren wollt und nicht bestimmte User Story Punkte zur Verfügung stellen könnt, dann kann man so eine Timebox setzen und zum Beispiel Mob programming machen für 90 Minuten, um einen alten Code zu refactoren. Dann es ist von der Zeit her begrenzt. Man wendet genau 90 minuten auf und kann in der Zeit das Maximale dort rausholen. Weitere Möglichkeiten für Timeboxing sind natürlich auch Sprints an sich in Scrum, denn die sind immer auf eine bestimmte Zeit gesetzt. In diesem Fall sind es zwei Wochen. Das ist zwar deutlich länger als fünf Minuten, aber hier macht man die Arbeit nicht, ... begrenzt man die Arbeit anhand der Zeitmenge und schaut, wie viel Arbeit passt denn in meine Timebox überhaupt rein. Zum Selbstmanagement kann ich euch das auch empfehlen. Wenn ihr andere Tätigkeiten habt, besonders nervige Tätigkeiten, meine nervigste Tätigkeit ist zum Beispiel Aufräumen oder Papierkram machen. Das mache ich nicht so gerne und dann nehme ich mir hin und wieder dort eine Zeitbox, um das zu erledigen. Der Grundgedanke bei Zeitboxen, gerade für Sachen, die man angeht, ist, wenn man mehr aufwendet, wäre es Verschwendung und es würde Ressourcen beanspruchen, die man sonst für andere Dinge braucht. Daher kann ich das auch empfehlen, wenn ihre Tätigkeiten habt, die unterschiedliche Prioritäten haben. Zum Beispiel Sachen, die gemacht werden müssen wie Lernen. Lernen ist auch ein Thema für eine Zeitbox. Nehmt euch eine halbe Stunde oder eine Stunde am Tag Zeit, um neue Sachen zu lernen. Guckt euch zum Beispiel meine Youtube Videos an, wo man was lernen kann. Weil wenn sonst immer wichtige Sachen zu tun sind und dringende Sachen zu tun sind vor allen Dingen, denn Lernen ist wichtig, aber wenn andere Sachen das wegdrängen, dann kommt ihr nicht dazu, das wahrzunehmen. Deshalb macht es Sinn für die wichtigen Sachen, die sonst von den anderen verdrängt werden, auch Timeboxen einzusetzen. Wie ihr seht, ist es ganz schön schwer eine Timebox sehr genau auszuführen. Noch was zu den Timern, die ihr verwenden könnt. Wie ihr seht, verwende ich hier Sanduhren. Sanduhren verwende ich gerade in Schulungen relativ gern, auch wenn ich da Programmieraufgaben habe mit Timeboxen, weil sie nicht gern zu hart sind. Die Leute müssen immer selber darauf achten, wenn diese abgelaufen ist und dann schreien. Natürlich könnt ihr auch andere Sachen verwenden. Es gibt zum Beispiel ... Jeder hat ein Handy heute, wo ein Timer mit drin ist, den man setzen kann. Man kann Eieruhren verwenden. Man kann irgendwas verwenden, was piept. Man kann Timer verwenden, die man synchronisiert über Apps oder groß auf den Beamer anzeigt oder man kann sich einfach eine Uhrzeit ausmachen. Das mache ich ganz gerne, wenn ich Meetings habe, die in mehreren Räumen sind. Dann sage ich eine ganz konkrete Uhrzeit mit vorher Uhrenvergleich. Das funktioniert relativ gut. Das war meine 5 Minuten Timebox. Sie neigt sich jetzt dem Ende. Wenn ihr mehr Videos von mir schauen wollt, abonniert den Kanal und bis zum nächsten Mal!